Akt zgonu – kto może odebrać i gdzie?

Śmierć osoby zamieszkującej na terenie Polski należy zgłosić do Urzędu Stanu Cywilnego w celu wystawienia aktu zgonu. Jest to dokument ścisłego zarachowania, który jest podstawą do wszczęcia różnych procedur, związanych nie tylko z organizacją pochówku, ale również wyrejestrowaniem z miejsca stałego lub tymczasowego pobytu.

Jak uzyskać akt zgonu?

Uzyskanie aktu zgonu w Urzędzie Stanu Cywilnego wymaga zgłoszenia faktu śmierci w ciągu 3 dni od wystawienia karty zgonu. W przypadku, gdy śmierć nastąpiła w wyniku choroby zakaźnej lub też skażenia radioaktywnego bądź biologicznego, zgłoszenie w Urzędzie Stanu Cywilnego powinno nastąpić nie później niż 24 godziny od śmierci.

Powiadomienie Urzędu Stanu Cywilnego o zgonie konkretnej osoby skutkuje automatycznym wyrejestrowaniem z miejsca stałego lub tymczasowego pobytu. Dowód osobisty zmarłego również zostaje unieważniony. Zgłoszenia śmierci można dokonać wyłącznie osobiście w Urzędzie Stanu Cywilnego właściwym dla miejsca zgonu. Tam też na miejscu otrzymuje się pierwszy akt zgonu. Dopiero po jego sporządzeniu można dokonać pochówku osoby zmarłej.

Zgłoszenia zgonu w USC może dokonać współmałżonek zmarłego bądź dalsza rodzina – dzieci, wnuki, prawnuki, rodzice, brat, siostra, siostrzenica, bratanek lub teściowie.

Kto może otrzymać odpis skrócony/pełny aktu zgonu?

Powiadomienia Urzędu Stanu Cywilnego o zgonie można dokonać także przez pełnomocnika. Zgłoszenie zgonu wymaga posiadania przy sobie karty zgonu wydanej przez lekarza, który potwierdził faktyczną śmierć danej osoby, dysponowania dowodem osobistym osoby zmarłej lub też innym dokumentem potwierdzającym jej tożsamość, który nadaje się do okazania. Może to być paszport. W przypadku gdy sprawa jest załatwiana przez pełnomocnika, powinien on przedstawić potwierdzenie dokonania opłaty i pisemne pełnomocnictwo.

Otrzymanie aktu zgonu wymaga także dysponowania książeczką wojskową przy rejestrowaniu śmierci mężczyzn, którzy nie ukończyli 50 r.ż. Urzędnik Stanu Cywilnego na podstawie karty zgonu i rejestracji śmierci konkretnej osoby wydaje jeden bezpłatny odpis skrócony/pełny aktu zgonu. Tego typu dokument może otrzymać każda osoba, której dany akt dotyczy. Do uprawnionego grona osób, które mogą otrzymać odpis aktu zgonu, należą:

współmałżonek,
dzieci,
wnuki,
prawnuki,
rodzice,
dziadkowie,
pradziadkowie,
rodzeństwo,
przedstawiciel ustawowy,
opiekun prawny,

osoba, która jest przedstawicielem instytucji sądowniczy czy administracyjnych,
sąd,
prokurator,
organizacje społeczne instytucje i urzędy,
pełnomocnik osoby zmarłej.

Otrzymanie odpisu skróconego lub zupełnego aktu zgonu wymaga zawnioskowania o ten dokument. Może ono nastąpić osobiście, pocztą, elektronicznie lub w formie papierowej.

Elektroniczny akt zgonu

Akt zgonu w formie elektronicznej to dokument podpisywany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, który można otrzymać na swoją skrzynkę ePUAP. Tego typu odpis aktu zgonu nie dotyczy wydania dokumentu w języku innym niż polski. Czas oczekiwania na skrócony lub zupełny odpis aktu zgonu wynosi nie dłużej niż 30 minut. W tym czasie wystawiany jest bezpłatny odpis skróconego aktu zgonu. Z kolei wersja elektroniczna zupełnego i skróconego odpisu aktu zgonu trafia automatycznie na skrzynkę ePUAP.

W przypadku gdy akt dotyczy najbliższych członków rodziny, dzieci, rodziców czy małżonków, akt ten można pobierać, ponieważ znajduje się on w elektronicznym rejestrze centralnym Stanu Cywilnego. W tym celu wystarczy we wniosku zaznaczyć, że dana osoba potrzebuje kilku takich dokumentów. Po zarejestrowaniu płatności online wystarczy pobrać je ze swojej skrzynki. Czynność ta może być powtarzana wielokrotnie i w różnych odstępach czasowych, ponieważ nie są wskazane limity, które uniemożliwiałyby otrzymanie kolejnych skróconych aktów zgonu w wersji elektronicznej przeznaczonej do pobrania przez zainteresowane tymi dokumentami osoby.

Przed zarejestrowaniem się w centralnym rejestrze Urzędu Stanu Cywilnego należy sprawdzić, czy używany przez konkretną osobę sprzęt elektroniczny w postaci komputera stacjonarnego lub laptopa obsługuje pliki XML lub pdf. Należy pamiętać, że odpis elektroniczny aktu zgonu nie ma mocy prawnej po jego wydrukowaniu. Dlatego też nie można traktować go jako alternatywy papierowego odpisu aktu zgonu.

Wydanie aktu zgonu jest bezpłatne. Wymaga ono zgłoszenia śmierci danej osoby w Urzędzie Stanu Cywilnego. Upoważniona do odebrania aktu osoba otrzymuje tylko jeden egzemplarz. Wydanie zupełnego lub skróconego aktu zgonu jest bezpłatne. Kolejne kopie wymagają uiszczenia opłaty zgodnej z taryfikatorem obowiązującym w Urzędzie Stanu Cywilnego.